باور های غلط در باب سپردن شبکه و سرویس ها به پیمانکاری خدمات شبکه

 امروزه علیرغم اینکه انواع سازمان ها، ارگان ها و شرکت های خصوصی از نرم افزار مدیریت قراردادها برای کنترل هر چه مؤثرتر قراردادها و قراردادهای سازمانی خود استفاده می کنند، اما همچنان سازمان هایی هستند که در استفاده از این نرم افزار تردید دارند.   اگر شما نیز سعی در مدیریت موثرتر قراردادهای سازمان خود دارید، اما به دنبال راه حلی برای بهبود وضعیت خود نبوده اید، ممکن است به دلیل برخی تصورات غلط در مورد نرم افزار مدیریت قرارداد باشد.  از اجرای این کار منع گشتید.

به طور کلی برخی تصورات غلط در این زمینه باعث شده است که تعدادی از سازمان ها از این نرم افزار استفاده نکنند.  با این حال، این باورها اساساً مبتنی بر اطلاعات قدیمی یا نتیجه داشتن یک تجربه بد با یک ارائه دهنده است که برای یافتن یک سیستم قرارداد کارآمدتر به تحقیق و تجزیه و تحلیل بیشتر توسط کاربران نیاز دارد.

در این مقاله برخی از باورهای غلط در باب سپردن شبکه و سرویس ها به پیمانکاری خدمات شبکه را توضیح می دهیم و حقایقی را در مورد آن توضیح می دهیم که ممکن است دیدگاه شما را در این مورد به کلی تغییر دهد.

چرا نرم افزار قرار دادی  بسیار گران است؟

فعالیت در حوزه فناوری حقوقی به سرعت در حال گسترش است و روز به روز تیم های حقوقی بیشتری برای مدیریت مکانیزه تر فرآیندهای مختلف به سمت نرم افزارهای قراردادی روی می آورند. شرکت های زیادی هستند که اگرچه نیاز به استفاده از این نرم افزار را در سازمان خود احساس می کنند، اما قبل از جستجوی ارائه دهندگان مختلف این سیستم، به دلیل مالی از جستجوی خود صرف نظر می کنند.

نکته مهم در اینجا این است که تخصیص بودجه برای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد بسیار کمتر از زمان و هزینه ای است که طی مدیریت قرارداد دستی به سازمان شما تحمیل می شود.  اما استفاده از نرم افزار تنظیم قرارداد علاوه بر جلوگیری از خطاهای ناشی از تنظیم قرارداد به صورت دستی، امکان پردازش، گزارش دهی، تسهیل بایگانی و جستجوی آسان قراردادها را نیز فراهم می کند، بنابراین استفاده از این سیستم نه تنها باعث نمی شود.  یک هزینه اضافی است، اما همچنین هزینه های اضافی تحمیل شده با تنظیم دستی قراردادهای سازمان شما را به حداقل می رساند.

نکته دوم این است که با گذشت زمان و تجزیه و تحلیل نیازهای کاربران توسط ارائه دهندگان نرم افزارهای قانونی، امکانات و امکانات مختلفی به این نرم افزار اضافه می شود تا سازمان ها بتوانند بر اساس بودجه خود تعیین کنند که کدام یک از ویژگی های نرم افزاری مورد نیاز است.  ارائه نرم افزاری با قیمت مناسب که نیازهای سازمان شما را برآورده می کند و به شما کمک می کند تا قراردادها و توافقات سازمان خود را به آسانی کنترل کنید. عوامل متعددی مانند تعداد زیرمجموعه ها و کاربران، ویژگی ها و ماژول های خاص، توابع و 2) در تعیین بازه قیمت نرم افزار نقش دارند.  عاقلانه آماده شود و از امکانات آن استفاده کنند.

آیا شروع کار با نرم افزار زمان بر است؟

یکی از بزرگترین چالش‌های یک سازمان هنگام استفاده از هر نرم‌افزار کسب‌وکار جدید، صرف زمان برای عادت دادن تیم‌های داخلی به فرآیند متفاوت انجام وظایف است که بسیار طبیعی است.

آیا استفاده از نرم افزار پیچیده خواهد بود؟

این نگرانی در بین سازمان هایی که به دنبال یک سیستم قرارداد کارآمد هستند بسیار رایج است.  پیشنهاد می کنیم نرم افزاری را انتخاب کنید که در آن بتوانید از مستندات آموزشی آن برای انجام هر یک از فرآیندهای معاملاتی استفاده کنید.

امکان ارسال بلیط و پشتیبانی قوی یکی دیگر از مزایایی است که یک شرکت نرم افزاری خوب باید از آن برخوردار باشد.  بهترین راه برای تشخیص این که آیا این نرم افزار برای سازمان شما مناسب است یا خیر، مشاهده دمو و آشنایی با بخش های مختلف نرم افزار قبل از خرید است.

همچنین مشاهده مشتریان هر یک از ارائه دهندگان نرم افزار می تواند به شما در انتخاب سیستم مناسب کمک کند.

4- این نرم افزار فقط برای سازمان ها و ارگان های بزرگ قابل استفاده است.

معمولا تصور می شود که نرم افزار مدیریت قرارداد فقط توسط سازمان های بزرگی که زیر مجموعه های مختلفی را شامل می شوند قابل استفاده است، در حالی که کنترل تعداد زیاد قراردادها و قراردادهای سازمانی تنها یکی از دلایل استفاده از این نرم افزار توسط این نوع شرکت ها است.

استفاده از این نرم افزار ذخیره سازی، سازماندهی و نظارت بر تعداد زیادی از قراردادهای شرکتی را تسهیل و تسریع خواهد کرد.

توجه به این نکته ضروری است که اگر قراردادهای با ارزش بالا یا ریسک بالا به طور موثر مدیریت نشوند، می توانند بر کسب و کار سازمان شما تأثیر منفی بگذارند و ضررهای زیادی را برای شما به همراه داشته باشند، به عبارت دیگر، خطر خطای انسانی همیشه در خطر است.  هنگام تنظیم قرارداد به صورت دستی، استفاده از یک سیستم کنترل قرارداد خوب می تواند این خطر را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.

با دانلود و استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد می توان تمامی مراحل امور قراردادها را به نحو احسن مدیریت کرد، بدین ترتیب فرآیند ثبت قرارداد، مذاکره و اجرای موارد قرارداد طبق قوانین به راحتی امکان پذیر است.

صرفه جویی در زمان و هزینه، کاهش خطاهای ناشی از تنظیم قرارداد دستی، افزایش امنیت و قدرت تجزیه و تحلیل داده ها، قابلیت پردازش، گزارش دهی، سهولت بایگانی و جستجو، ثبت و نگهداری پیش نویس ها، بازنگری ها و اصلاحات، تنها چند مورد از مزایای یک قرارداد کارآمد است.

سخن نهایی 

باورهای غلط در باب سپردن شبکه و سرویس ها به پیمانکاری خدمات شبکه نکته ای که باید در نظر داشت این است که قبل از تصمیم گیری یا خرید نرم افزار، باید با تمام افرادی که تحت تأثیر این تغییرات قرار می گیرند صحبت کنید، آنها را همسو کنید و به آنها اطمینان دهید که نگرانی های آنها شنیده شده و برطرف شده است.

اگر این کارها را انجام دهید و یک سیستم مدیریت قرارداد کارآمد و بهینه را انتخاب کنید که سیستم آموزشی و پشتیبانی خوبی داشته باشد، می توانید به سرعت کار با سیستم قرارداد را شروع کنید.